Правила рассмотрения обращений

Личный прием граждан начальником Департамента и его заместителями осуществляется по адресу: г.Томск, ул.Герцена, д. 8, кабинеты №№ 2, 4, 5.

Запись на личный прием осуществляется по телефону: (3822) 53-15-93, лицо, ответственное за работу с обращениями граждан - Назарова Елена Викторовна.

Прием заявлений в электронной форме осуществляется по e-mail: depms@tomsk.gov.ru.

Прием заявлений в письменной форме осуществляется по почте на адрес: 634029, г.Томск, ул.Герцена, д.8 и по факсу (3822) 52-78-69

 

УТВЕРЖДЕН

         Распоряжением  Департамента    по

         молодежной политике, физической                   

         культуре и спорту Томской области 

         от 04.12.2017г.  № 131/1

 

 

ПОРЯДОК

работы с обращениями граждан

в Департаменте по молодежной политике, физической культуре

и спорту Томской области

 

  1. Общие положения

 

1. Рассмотрение обращений граждан и организаций (далее – обращение) в
Департаменте по молодежной политике, физической культуре и спорту Томской области (далее - Департамент) осуществляется в соответствии с Федеральным Законом от 02 мая 2006 года  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления».

2. Рассмотрению подлежат все поступающие в Департамент обращения в письменной форме, в форме электронного документа, устные обращения, поступившие в ходе личного приема.

3. Сроки рассмотрения обращений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством в течение 30 дней с даты регистрации в Департаменте.

Срок рассмотрения обращения в случаях, когда для рассмотрения обращения требуется запросить необходимые дополнительные материалы и документы, а также в исключительных может быть продлен не более чем на 30 дней начальником Департамента либо лицом, его замещающим. Гражданин (организация), направивший (направившая) обращение (далее - автор обращения), уведомляется о продления срока рассмотрения обращения с указанием причины.

4. Исчисление сроков рассмотрения начинается со дня регистрации обращения в Департаменте.

Днем окончания срока в случаях, когда последний день срока приходится на нерабочий день, считается ближайший следующий за ним рабочий день.

 

2. Процедуры рассмотрения обращений

 

5. Рассмотрение обращений состоит из следующих этапов:

прием и первичная обработка обращений;

регистрация и учет обращений;

предварительная обработка зарегистрированных обращений;

передача документов начальнику Департамента для ознакомления и (или) выдачи поручения (резолюции) и по его поручению – исполнителям;

рассмотрение обращений по существу и принятие по ним решений государственным гражданским служащим, ответственным за выполнение поручений по конкретному обращению (далее – исполнитель);

подготовка и направление ответов на обращения;

контроль за соблюдение сроков рассмотрения, требований к содержанию и оформлению ответов на обращения, своевременности их направления;

оформление дел по обращениям, хранение обращений с материалами по их рассмотрению;

личный прием граждан.

 

3. Прием и регистрация обращения

 

6. Прием и регистрация обращений осуществляется государственным гражданским служащим комитета организационно-кадровой работы и правового обеспечения (далее – уполномоченное лицо).

7. Уполномоченное лицо осуществляет прием обращений, поступивших посредством:

почтовой связи с доставкой письменной корреспонденции в здание Департамента;

системы электронного документооборота (далее - СЭД);

электронной почты;

официального интернет-сайта;

факсимильной связи (далее - факс);

фельдъегерской и специальной связи

и поступивших в ходе личного приема.

Обращение, поступившее по системе электронного документооборота СЭД, электронной почтой или на официальный интернет-сайт, распечатывается уполномоченным лицом. Дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

8. Прием обращений осуществляется по адресам:

в письменной форме - по почтовому адресу: 634029, г.Томск, ул.Герцена, дом 8                   и по факсу: 8 (382 2) 52-78-69;

в электронной форме - по адресу электронной почты:  depms@tomsk.gov.ru и через сервис отправки обращений граждан (Главная/Обратная связь; Главная/Обращения граждан/Подать обращение)  с интеренет-сайта Администрации Томской области и официального сайта Департамента: https://dmpfs.tomsk.gov.ru/appeal/front/new.

Обращения граждан, поступившие через данный сервис, поступают в систему электронного документооборота СЭД.

9. Для приема обращений в форме электронного документа применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение автором обращения реквизитов в соответствии с частью 3 статьи 7 Федерального закона от 02 мая 2006 года  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»,  и в случае  незаполнения указанных реквизитов информирующее автора обращения о невозможности принять его обращение.

10. Первичная обработка обращений заключается в проверке правильности адресования  корреспонденции, наличии приложений к обращению (документов, материалов либо их копий), определении содержания вопросов обращения, проверке истории обращений гражданина (организации).

11. Регистрация обращений осуществляется путем формирования электронных карточек  обращений с использованием сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений с присвоением регистрационного номера после внесения  учетных данных об обращении по установленной форме, фиксирующих факт его создания, отправления или получения с заполнением всех обязательных полей.

Регистрация в СЭД является основой для поиска необходимой информации об обращении на любую дату запроса в последующем и учета при формировании отчета за определенный период.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Департамент.

Поступившие от гражданина несколько обращений по разным вопросам регистрируются каждое отдельно.

При регистрации в соответствии с внутренней инструкцией по работе в СЭД в электронную базу данных добавляется новая запись в справочник «Обращения граждан».

Внесение сведений об обращении в электронную базу данных предусматривает обязательные реквизиты: корреспондент – организация, контактное лицо; исходящий номер; дата документа; категория автора; заявитель - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина или наименование организации; социальное положение гражданина; почтовый либо электронный адрес для направления ответа; телефон; адресат; тип обращения; способ получения; содержание; сведения о постановке на  контроль, анонимном, коллективном, повторном обращении; информация из Типового общероссийского тематического классификатора обращений граждан, организаций и общественных объединений (раздел, тематика, тема, вопрос, подвопрос, вид обращения, предмет ведения); номер и наименование журнала регистрации; регистрационный номер.

Сохранение созданной регистрационной карточки предусматривает автоматическое присвоение регистрационного номера обращению и распечатывание штрих-кода (графической закодированная информация об объекте, представляющая возможность считывания ее специальными техническими средствами - последовательность черных и белых полос), размещаемого в правом нижнем углу первой страницы бумажного носителя либо на пустом пространстве листа, не закрывающий текст).

На штрих-коде в первой строке указывается место регистрации обращения, во второй – регистрационный номер и дата, которые разделяются предлогом «от». Регистрационный  номер  документа  включает в себя индекс исполнительного органа государственной власти Томской области, порядковый номер в пределах календарного года с присвоением буквенного обозначения «ж» и цифры календарного года.  Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком дефис (-).

Промаркированное обращение сканируется, сохраняется и его электронный образ прикрепляется к карточке в СЭД.

12. На стадии предварительной обработки зарегистрированных обращений уполномоченное лицо готовит информацию должностным лицам Департамента по рассмотрению обращений:

повторных (обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу второй раз) и неоднократных (второе и более обращение одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу (подвопросу);

о списании в дело анонимных обращений - письменные обращения или интернет-обращения, в которых не указаны фамилия гражданина или почтовый либо электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление);

о прекращении рассмотрения обращения в связи с заявлением об этом автора обращения.

13. Обращения, соответствующие установленным законодательством требованиям, уполномоченное лицо передает должностным лицам Департамента, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

 

4. Рассмотрение обращения должностным лицом Департамента

 

14. Начальнику Департамента передаются обращения, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, от депутатов всех уровней, повторные, неоднократно поступающие, требующие рассмотрения несколькими комитетами, подлежащие переадресации по не входящим в компетенцию Департамента вопросам.

15. Должностное лицо Департамента, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, по результатам ознакомления с текстом обращения и прилагаемыми документами:

определяет исполнителей;

дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место, о приглашении автора обращения на личный прием, о постановке на контроль.

16. В случае разногласий между должностными лицами Департамента по рассмотрению обращения окончательное решение принимает начальник Департамента или лицо, замещающее его.

17. Повторные обращения передаются начальнику Департамента или лицу, замещающему его,  с имеющимися документами по поступившим ранее обращениям данного гражданина (организации) по данному вопросу.

18. Рассмотрение повторных обращений, ставится на рабочий контроль.

19. По неоднократным обращениям начальник Департамента или лицо, замещающее его, принимает решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с автором обращения по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:

в письменном обращении содержится вопрос, на который ему неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу на ранее направленные обращения;

в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

указанное обращении и предыдущие обращения направлялись в Департамент.

О прекращении переписки автору обращения направляется уведомление с подробным обоснованием решений, принятых по поставленным вопросам, и указанием реквизитов предыдущих ответов.

20. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, по поручению должностного лица Департамента исполнитель готовит сопроводительное письмо о направлении обращения в течение 7 дней со дня регистрации в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением автора обращения о переадресации.

21. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

22. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона от 02 мая 2006 года  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, по поручению должностного лица Департамента  обращение в течение 7 дней со дня регистрации возвращается автору обращения с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

23. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то по поручению начальника Департамента или лица, замещающего его, гражданину направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

24.  По результатам предварительного рассмотрения обращения  должностными лицами Департамента уполномоченное лицо:

 вносит в базу данных содержание резолюции, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;

направляет обращение и прилагаемые к нему документы и материалы исполнителям.

25. Максимальный срок для подготовки поручения и передачи обращения с поручением исполнителю составляет три рабочих дня со дня регистрации обращения.

 

  1. Рассмотрение обращения исполнителем

 

26. Обращение с резолюцией должностного лица Департамента и прилагаемыми документами поступает исполнителю.

27. При  рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении:

по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;

по совершенствованию деятельности государственных органов власти и органов местного самоуправления;

по развитию общественных отношений;

по улучшению социально-экономических и иных сфер деятельности государства и общества.

В отношении  каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.

При проведении оценки учитываются следующие обстоятельства:

нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции Департамента;

возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения предложений гражданину направляется ответ. Если предложение не принято, извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

28. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявлений, исполнитель:

выделяет действие, на необходимость совершения которого автор обращения указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

анализирует сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов Томской области и Департамента, недостатках в работе должностных лиц.

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или отказе в удовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.

Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие)  должностного лица (должностных лиц) положениям действующего законодательства.

Для этого исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, действия которого обжалуются, изучает материалы, представленные автором обращения, запрашивает дополнительные материалы.

В случае признания заявления обоснованным в ответе автору обращения перечисляются меры, принимаемые для устранения нарушений, сроки их реализации, приносятся соответствующие извинения.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

29. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобам, исполнитель определяет обоснованность просьбы автора обращения о восстановлении или защите его либо других лиц  нарушенных прав, свобод или законных интересов.

Для  этого исполнитель:

определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов автора обращения либо других лиц (принадлежность прав, свобод или законных интересов, их вид, каким действиями нарушены и др.);

устанавливает причины нарушений или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

определяет  меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты нарушенных прав, свобод или законных интересов (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения), а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер.

В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.

Если жалоба признана не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано разъясняется об отсутствии оснований для восстановления и защиты прав, свобод или законных интересов гражданина.

30. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

запросить дополнительную информацию в исполнительных органах государственной власти Томской области, органах местного самоуправления и должностных лиц;

пригласить на личную беседу автора обращения, запросить у него дополнительную информацию;

инициировать проведение проверки в пределах полномочий на осуществление внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц) или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством;

обратиться к начальнику Департамента с предложением о продлении срока с указанием причин неисполнения в установленный срок и планируемой датой исполнения, но не позднее, чем за 5 дней до окончательного срока рассмотрения обращения, установленного действующим законодательством, с информацией о проделанной работе, причинах продления, конкретных мероприятиях и сроках, необходимых для завершения рассмотрения обращения.

31. Не разрешается передавать обращения из одного комитета или отдела в другой, минуя уполномоченное лицо.

32. Для получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, исполнитель подготавливает запрос в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления и должностным лицам, содержащий:

данные об обращении, по которому  запрашивается информация;

содержание вопроса, для разрешения которого необходима информация;

вид запрашиваемой информации;

вопросы, на которые необходимо получить информацию;

срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу (не более 15 календарных дней).

Запрос подписывается начальником Департамента или лицом, замещающим его, либо должностным лицом Департамента, давшим поручение исполнителю по рассмотрению обращения.

33. В случае необходимости получения дополнительной информации у автора обращения, уточнения изложенных в обращении обстоятельств,  определения мотивации исполнитель вправе пригласить гражданина на личную беседу.

Приглашение автора обращения на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтовой связью и другими способами, но не позднее чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при  наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленной неявкой автора обращения на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. Кроме того, в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение автора обращения для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

При невозможности явки автора обращения на личную беседу по уважительным причинам (состояние  здоровья,  семейные обстоятельства, отсутствие средств у гражданина на оплату проезда, отсутствие  транспортной доступности) исполнителем принимается решение о выезде по месту нахождения автора обращения для беседы и получения дополнительных сведений и материалов.

Автор обращения уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем после предварительного согласования.

В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.

34. При рассмотрении обращения исполнитель использует все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.

35. В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращениях, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через начальника Департамента.

36. Для  исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены  по месту рассмотрения обращения, исполнитель по предварительному согласованию с начальником Департамента выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.

37. По обращениям, по которым рассмотрение поручено нескольким исполнителям, а ответственный исполнитель не выделен, работу координирует исполнитель, указанный в резолюции первым.

38. При рассмотрения обращения несколькими исполнителям, ответственный исполнитель:

 определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение;

 осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков;

 подготавливает окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей;

  предоставляет  должностному лицу Департамента проект ответа с материалами не позднее трех рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения.

39. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен быть своевременным, полным, мотивированным, достоверным, соответствовать следующим требованиям:

ответ оформляется на бланке Департамента;

конкретная и четкая информация по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

причины, по которым просьба, изложенная в обращении, не может быть удовлетворена;

содержать ссылки на нормативные правовые акты, послужившие основанием для принятия решения. Ссылки на нормы права без приведения содержания нормативных положений не допускаются;

указан адресат (фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) и адрес для направления ответа в письменном виде по почтовому адресу, указанному в обращении, или в электронном виде по указанному в обращении адресу электронной почты;

контактные данные исполнителя (фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), номер телефона, электронный адрес.

40.  Текст ответа составляется в официально-деловом стиле с соблюдением следующих требований:

при переадресации по компетенции указываются организации, направившие обращения для рассмотрения в Департамент;

о реквизитах всех обращений, объединенных в одно дело;

употребление аббревиатур возможно лишь при условии их первоначальной расшифровки;

запрещается направлять ответы с исправлениями, ошибками (в том числе в реквизитах).

Ответы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям на доработку.

41. Автору обращения на одно его обращение составляется один ответ, независимо от количества вопросов, поставленных в нем.

42. Ответ на письменное обращение гражданина, поступившее с личного приема, составляется за подписью начальника Департамента.

43. Если обращение, направленное в Департамент на рассмотрение, ставилось на контроль должностным лицом Администрации Томской области, то исполнитель направляет информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные сроки с приложением копии ответа.

44. Решение об окончании рассмотрения обращения, поставленного на контроль в Администрации Томской области, принимает должностное лицо, которым было дано поручение по обращению.

45. В случае направления Администрацией Томской области обращения в Департамент на рассмотрение с указанием подготовки проекта ответа автору обращения за подписью Губернатора Томской области, заместителя Губернатора Томской области (в соответствии с полномочиями), исполнитель  готовит проект, предварительно согласованный с начальником Департамента или лицом, замещающим его.

46. Подписание проекта ответа Губернатором Томской области, заместителем Губернатора Томской области по внутренней политике и направление ответа автору обращения свидетельствует об окончании рассмотрения обращения.

47. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры либо указаны причины отказа в удовлетворении, направлен ответ автору обращения.

 

6. Оформление дела по обращению, хранение

 

48. Обращения граждан после их разрешения передаются уполномоченному лицу со всеми относящимися к ним материалами для обработки.

49. Уполномоченное лицо Департамента в соответствии с Инструкцией по делопроизводству:

регистрирует подписанный ответ, сканирует письменный ответ для отправки в электронном виде по адресу электронной почты, приобщая оригинал ответа к делу по обращению;

направляет гражданину  подписанный ответ почтовой связью, электронной почтой либо с учетом пожелания автора обращения ответ вручает ему лично;

возвращает автору обращения подлинники документов путем личного вручения под расписку или иным способом, обеспечивающим их сохранность;

формирует дело по обращению, в которое подшивает все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, запросы, поступившие ответы, справки и иные документы;

вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения и деле (номер, наименование) в соответствии с номенклатурой дел Департамента для дальнейшего хранения.

50. Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата направления ответа автору обращения,  ответа на запрос корреспондента или дата списания в дело ответа, полученного от исполнителя.

51. Обращения граждан, ответы и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.

52. В случае рассмотрения повторного обращения или поступления дополнительных документов все материалы подшиваются к делу с первичным обращением в хронологической последовательности.

53. Дела по обращениям формируются в хронологическом порядке.

54. Сформированные дела помещаются в специальные папки (номенклатурные дела) и хранятся в них в соответствии с порядковыми номерами.

55. Хранение  рассмотренных обращений обеспечивается уполномоченным лицом Департамента в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

56. Запрещается хранение у исполнителей обращений, переписки по ним, а также номенклатурных дел, в которых находятся обращения.

57. Обеспечение сохранности, учета, отбора и упорядочения документов по обращениям, передача на государственное хранение или уничтожение дел по рассмотренным обращениям производится в установленном порядке в соответствии с утвержденным Департаментом Положением о формировании и хранении архивных документов и Положением о постоянно действующей экспертной комиссии Департамента.

 

7. Организация работы по личному приему граждан

 

58. Организация личного приема граждан осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 02 мая 2006 года  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Томской области от 11 января 2007 года  № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» и  утвержденными  Департаментом Регламентом работы и Инструкцией по делопроизводству.

Личный прием граждан начальник Департамента проводит каждый первый вторник месяца с 9:00 до 18:00 часов местного времени, перерыв на обед с 12:30 до 13:30 часов.

Прием должностными лицами Департамента (руководители структурных подразделений) - по мере необходимости.

Ежедневный прием граждан в Департаменте осуществляет уполномоченное лицо.

Во время личного приема граждан должностными лицами Департамента не допускается решение служебных вопросов.

59. Личный прием граждан проводится по адресу: г.Томск, ул.Герцена, дом 8:

начальником Департамента  - кабинет № 2;

руководителями структурных подразделений – кабинеты №№ 1, 4, 5, 6;

уполномоченным лицом – кабинет  № 3.

60. Прием осуществляется по предварительной записи у уполномоченного лица при личном обращении гражданина, по телефону: 8 (382 2) 53-15-93, а также путем направления обращения.

Отсутствие предварительной записи не является основанием для отказа в приеме.

61. В ходе предварительной записи либо личном обращении перед приемом уполномоченное лицо уточняет у гражданина мотивы обращения и содержание вопроса.

62. Уполномоченное лицо Департамента обеспечивает организацию рассмотрения устных обращений при организации личного приема граждан:

проверяет у гражданина документ, удостоверяющий его личность;

оформляет карточку приема граждан;

заносит сведения в базу данных;

формирует историю обращений гражданина и передает ее должностному лицу Департамента, осуществляющему личный прием.

При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов на прием может быть приглашен специалист соответствующего структурного подразделения.

На каждого посетителя, обратившегося с просьбой записаться на личный прием, заполняется карточка. В карточке приема указываются основные данные о заявителе и поставленных им вопросах, результаты их рассмотрения либо резолюция с поручением соответствующему исполнителю. Карточки приема находятся на контроле у уполномоченного лица до полного решения вопроса. После выполнения поручения в карточках делается об этом дополнительная запись.

Содержание устного обращения фиксируется в карточке.

Если в ходе приема посетитель оставил письменное обращение, то оно регистрируется и рассматривается в установленном порядке.

В карточке приема посетителя делается отметка "оставлено обращение" (его номер и дата регистрации).

Все документы по отработанным обращениям формируются в дела и хранятся у уполномоченного лица.

Образец карточки приема граждан находится в приложении к настоящему Порядку.

63. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется уполномоченным лицом, обеспечивающим организацию приема, с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося.

64. Члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы  Федерального Собрания Российской Федерации пользуются правом внеочередного приема должностными лицами Департамента.

65. Право на личный прием в первоочередном порядке имеют:

ветераны Великой Отечественной войны и ветераны боевых действий;

инвалиды Великой Отечественной войны и ветераны боевых действий;

вдовы участников Великой Отечественной войны;

инвалиды I и II групп, дети-инвалиды, их законные представители;

реабилитированные лица и лица, признанные пострадавшими от политических репрессий;

граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

иные категории граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации и Томской области.

66. Должностное лицо Департамента, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение гражданина и принимает следующее решение:

предоставляет с согласия гражданина  ответ на обращение устно в ходе личного приема, если изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки;

составляет соответствующее поручение о рассмотрении обращения и подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, если изложенные факты и обстоятельства требуют дополнительной проверки;

предлагает гражданину оформить письменное обращение ввиду сложного характера вопроса, поставленного в устном обращении, и необходимости получения дополнительной информации,  предоставив рекомендации о порядке его оформления;

передает с соответствующим поручением исполнителю на рассмотрение и подготовку письменного ответа по существу поставленных автором обращения вопросов, если гражданин в ходе личного приема изъявляет желание об оставлении письменного обращения;

отказывает в дальнейшем рассмотрении обращения на основании пункта 6 статьи 13 Федерального закона от 02 мая 2006 года  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений гражданин Российской Федерации», если гражданину ранее предоставлялся ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

разъясняет гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностных лиц Департамента.

В случае отказа гражданина от оформления письменного обращения в ходе проведения личного приема должностными лицами Департамента, его обращение рассматривается как устное.

67. Устное обращение подлежит регистрации в день проведения личного приема.

68.  Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

69. Ответ гражданину на обращение, поступившее с личного приема, подписывает начальник Департамента.

 

8. Контроль за порядком рассмотрения обращений

 

70. Контроль за порядком и сроками рассмотрения обращений, своевременным направлением обращения в соответствии с компетенцией в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, подготовкой ответов авторам обращений осуществляется уполномоченным лицом Департамента.

71. Рассмотрение обращения ставится на контроль в целях:

установления и устранения недостатков в работе с обращениями;

оказания помощи автору обращения в восстановлении или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов неопределенного круга лиц;

выявления недостатков и упущений при принятии мер по обращениям граждан, особенно по вопросам, с которым автор обращался неоднократно.

72. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется посредством автоматизированной системы.

73. Уполномоченное лицо Департамента, ответственное за организацию рассмотрения обращений и осуществление контроля за порядком и сроками рассмотрения обращений:

ежедневно проверяет списки обращений, подлежащих исполнению;

за десять календарных дней до окончания срока рассмотрения напоминает исполнителям по обращениям, поставленным на контроль;

за пять календарных дней до окончания установленного срока напоминает исполнителям о приближающейся дате истечения срока.

74. Датой снятия с контроля и завершения рассмотрения обращения является дата направления ответа автору обращения,  ответа на запрос корреспондента или дата списания в номенклатурное дело ответа, полученного от исполнителя.

75. Государственные гражданские служащие Департамента - исполнители несут персональную ответственность за:

соблюдение сроков рассмотрения обращения,

своевременность продления сроков рассмотрения обращения,

содержание подготовленного ответа.

76. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все исполнители, указанные в резолюции начальника Департамента.

77. Ответственность за своевременное рассмотрение исполнителями обращений, поступивших на личном приеме граждан у начальника Департамента, возлагается на руководителей структурных подразделений.

 

9. Мониторинг и анализ результатов рассмотрения обращений

 

78. Мониторинг обращений граждан и анализ результатов их рассмотрения осуществляется уполномоченным лицом.

По мере поступления обращений в Департамент на портале ССТУ.РФ информационного ресурса в информационно-телекоммуникационной сети Интернет вносится информация с заполнением обязательных полей об авторе обращения (фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес), датах поступления, регистрации и рассмотрения, содержании обращения и результате его рассмотрения.

На основании представленной в электронной форме информации ежемесячно в Администрации Президента Российской Федерации формируется отчет о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям.

 

10. Информационно-справочная работа

 

79.Информационно-справочную работу осуществляет комитет организационно-кадровой работы и правового обеспечения Департамента.

80. Уполномоченное лицо Департамента  консультирует по вопросам:

требований к оформлению письменного обращения;

порядка и сроков рассмотрения обращений;

обжалования действий (бездействия) и решений должностных лиц при рассмотрении обращений и приеме граждан;

записи на прием;

компетенции Департамента;

необходимости обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, к компетенции которых относятся поставленные  вопросы.

81. Информирование по телефону о поступлении обращения и результатах его рассмотрения, а также разглашение данной информации посторонним лицам запрещается.

82. Информация о порядке работы с обращениями граждан в Департаменте, проведении личного приема граждан размещается на информационном стенде Департамента в здании по адресу: г.Томск, ул.Герцена, дом 8 и официальном сайте Департамента  в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

 

 

  

                         Приложение

         к Порядку работы с обращениями          

         граждан в Департаменте по

         молодежной политике, физической                   

         культуре и спорту Томской области 

         от ____ _______20____ № ________

 

                                                                                           

 Карточка приема граждан

в  Департаменте по молодежной политике, физической культуре и спорту

Томской области

 

Дата приёма __________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество(последнее - при наличии), должность ведущего приём _____________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя _____________________________________________________________________

Адрес регистрации (фактического проживания), контактный телефон

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Содержание заявления:_________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Результаты рассмотрения заявления:_____________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Образец карточки приема граждан

Информация о проведении общероссийского дня приема граждан 12 декабря 2017 года

Информация о проведении общероссийского дня приема граждан 12 декабря 2016 года

Информация о проведении общероссийского дня приема граждан 14 декабря 2015 года

Закон Томской области Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления

Федеральный закон о порядке рассмотрения обращений граждан РФ​​​​

Порядок работы с обращениями граждан - июнь 2014

 

Опубликовано:2016-03-24 11:36 | Обновлено:2016-03-24 11:36